چگونه کارکنان ضعیف را مدیریت کنیم؟

ویژگی ها و شدت این موقعیت ها متفاوت است، اما رفتارهایی مثل عدم اجرای وظایف مطابق با استانداردهای مورد انتظار، رفتار ناشایست یا منفی یا غیرقابل قبول و عدم انطباق با قوانین و رویه ها و سیاست ها اغلب بیانگر عملکرد ضعیف هستند. برای حفظ کسب و کار هر سازمانی، وجود کارکنان مولد ضروری است.

از طرف دیگر، عملکرد ضعیف از چند جنبه مثل کاهش بهره وری، کاهش کیفیت کار و کاهش روحیه همکاری بین کارکنان، می تواند تاثیر نامطلوبی بر شرکت شما بگذارد. هر کارفرمایی ناگزیر با نوسان عملکرد مواجه می شود، اما عملکرد ضعیف واقعی باید جدی گرفته شود. رهبران سازمانی باید بتوانند کارکنان مشکل دار را تشخیص دهند و به دلایل ریشه ای آن رسیدگی کنند.
عملکرد ضعیف، یک مشکل رایج در میان کارکنان تمام سطوح است و هر مورد جنبه های منحصر به فردی دارد. دانستن اینکه چگونه با یک رویکرد ثابت از پس این شرایط برآیید، می تواند مانع کاهش بهره وری تیم شما شود. انجام مراحل زیر، به شما در این امر کمک می کند:
1- تشخیص دهید که مشکلی وجود دارد.
نسبت به شرایط و رفتاری که ممکن است نشان دهنده مشکلات عملکردی باشد، آگاهی لازم را داشته باشید. ناامیدی و بی علاقگی اغلب با کم کاری همزمان است و خود را در برخی رفتارها نشان می دهد. به محض اینکه متوجه شدید یک نیروی کار عملکرد ضعیفی دارد، اقدامات لازم را انجام دهید. با مستندسازی مثال های خاص از اینکه کار آنها چگونه دچار آسیب شده و انتظارات را برآورده نمی کند، شروع کنید. سپس وقت آن است که به فرد مراجعه کنید و یک جلسه خصوصی و انفرادی برای رسیدگی به وضعیت او ترتیب دهید.
2-در جلسه سوالاتی بپرسید تا مشخص شود که چه چیزی باعث کم کاری شده است.
ممکن است تصور کنید که از قبل می دانید علت اصلی عدم تلاش یک فرد چیست. برای پی بردن به دلایل واقعی، باید لحن مناسبی برای جلسه تعیین کنید و سوالات درستی بپرسید. جلسه انفرادی باید در مکانی برگزار شود که بدون مزاحمت و حواس پرتی باشد. بدون گرفتن موضع اتهامی، جلسه را با توصیف نمونه های خاصی از عملکرد ضعیف فرد و نحوه تاثیر آن بر سایر اعضای تیم و شرکت شروع کنید. سپس می توانید به سراغ کشف این موضوع بروید که چه چیزی در عملکرد ضعیف کارکنان نقش دارد و شما به عنوان مدیر یا شرکت چگونه ممکن است در این وضعیت نقش داشته باشید.
3- انتظارات شغلی را بازگو کنید.
اطمینان پیدا کنید نیروی کار انتظاراتی که شما از او دارید و زمینه هایی که نیاز به بهبود دارد را درک می کند. کارکنان را در مورد تمام وظایف مربوطه و استانداردهایی که آنها باید انجام دهند آموزش دهید. مستنداتی داشته باشید که اهداف چیست و فرد چگونه آنها را از دست داده است، بنابراین جایی برای تفسیر اشتباه وجود ندارد. به طور کلی، مشخص کردن دقیق آنچه باید در کار انجام شود به فرد کمک می کند بر آنچه که باید برای آن تلاش کند تمرکز کند. توجه داشته باشید که اغلب این افراد تازه کارند و از انتظارات خاص بی اطلاع هستند. این موضوع می تواند در صورتی رخ دهد که مسوولیت های این موقعیت شغلی در طول فرآیند استخدام مشخص نشده باشد. علاوه بر این، تغییرات کسب و کار که مستلزم انتظارات اضافی است، می تواند نیروی تازه وارد را که با جریان سازمان آشنا نیست سردرگم کند.
4- با کمک هم یک برنامه عملیاتی را توسعه دهید.
هنگامی که شما و نیرویتان در مورد مسائل و علل عملکرد ضعیف صحبت کردید، می توانید یک برنامه عملیاتی را با هم برای رسیدن به یک راه حل برنامه ریزی کنید. می توانید برای رفع مشکل پیشنهادهایی ارائه دهید و او را تشویق کنید تا اهداف خود را تعیین کند و توصیه های خود را ارائه دهد. به دنبال فرصت هایی برای طراحی مجدد شغل یا ارتقای مهارت ، بر اساس علت عملکرد ضعیف باشید. اگر مسائل ماهیت شخصی دارند، می توانید پیشنهاد دهید که برای رسیدگی به آنها مرخصی بگیرند.
5- از بررسی و پیگیری منظم اطمینان پیدا کنید.
این احتمال وجود دارد که حل یک وضعیت عملکرد ضعیف بیش از یک مکالمه طول بکشد و شما باید زمان کافی را برای بهبود این وضعیت در اختیار فرد قرار دهید. جلسات روزانه یا هفتگی را طوری برنامه ریزی کنید که پیشرفت کارکنان در برنامه کاری را تحت نظر داشته باشند و آنها به رشد بیشتر تشویق شوند. فرصت بیشتری به نیروی کار بدهید تا توضیح دهد اخلاق کاری او چگونه در حال توسعه است و چه چیزی هنوز برای او چالش برانگیز است. این بررسی ها نیروی کار را پاسخگو نگه می دارند و این فرصت را به شما می دهند تا بر اهداف عملکرد تاکید کنید و آموزش و حمایت های لازم را دنبال کنید. همچنین به فرد نشان می دهید که واقعا می خواهید به بهبود او کمک کنید. وقتی عملکردش به سطح قابل قبولی رسید، موفقیت او را تبریک بگویید و در مورد اینکه چگونه می تواند این استاندارد کاری را حفظ کند، بحث کنید.
6- اگر عملکرد بهتر نشد تصمیم بگیرید.
فردی که کم کاری می کند، به طور مستقیم بر روحیه تیم و محیط کار تاثیر می گذارد. اگر اجازه دهید عملکرد ضعیف بدون عواقب ادامه یابد، سایر اعضای تیم سختکوش ممکن است آزرده و دلسرد شوند. اگر عملکرد شغلی فرد پس از صرف زمان معقول در برنامه اقدام، هیچ گونه علائم پیشرفتی را نشان نمی دهد، باید گزینه های دیگری را در نظر بگیرید؛ مثل انتقال فرد به یک موقعیت کاری دیگر یا خاتمه همکاری. اگرچه برخورد با عملکرد ضعیف می تواند فرآیندی زمان بر باشد، اما اکثر کارکنانی که دارای عملکرد ضعیف هستند، از تلاش هایی که آنها را راهنمایی می کند تا کار خود را بهتر انجام دهند استقبال می کنند. وقتی به دلیل عملکرد ضعیف پی بردید، می توانید یک برنامه عملیاتی برای مقابله با آن ارائه دهید. حفظ ارتباط و نظارت بر پیشرفت کارکنان بهترین راه برای تبدیل یک نیرو با عملکرد ضعیف به عضوی سازنده در تیم است.