چگونه حواس پرتی در کار را از بین ببریم (7 مورد حواس پرتی مهم )

هاو کن‌یو

حقیقت این است که همه ما هر روز در هنگام کار دچار حواس پرتی می شویم، و به طور معمول هر ساعت چیزی یا کسی ممکن است باعث حواس پرتی شود. جلساتی که باید در آنها شرکت کنید، تماس ها، ایمیل ها، نوتیفیکیشن های شبکه های اجتماعی و موارد دیگر، از جمله ی حواس پرت کن ها هستند. این حواس پرتی ها ممکن است خلاقیت و انرژی ما را کاهش دهد. آنها بر توانایی ما برای تمرکز روی انجام پروژه ها یا کارها تاثیر می گذارند. اگر به هفته کاری خود فکر کنید، من مطمئن هستم که می توانید ۵ تا ۱۰ مورد و یا افرادی را که در حین کار برای شما حواس پرتی ایجاد می کنند، لیست کنید. اما چه تعداد از آن ها از خودمان است و چند تا از آنها مربوط به محیط کارهستند؟

چرا باید از شر حواس پرت کن ها در محل کار خلاص شویم؟

نزدیک به ۳ نفر از ۴ کارگر (۷۰ درصد) اعتراف می کنند که در محل کار احساس حواس پرتی می کنند و ۱۶ درصد از افراد معتقد هستند که تقریبا همیشه حواسشان پرت است. براساس این گزارش، تاثیر عوامل حواس پرتی در محیط کار شامل موارد زیر است:

۵۴ % گفتند که آنها آن طور که باید، کار نمی کنند. ۵۰ % گفتند که آنها به میزان قابل توجهی بازدهی کمتری دارند. ۲۰ درصد گفته اند که آنها “قادر به رسیدن به پتانسیل بالا و پیشرفت در حرفه خود نیستند”.

همین نظرسنجی به مزایای بالای کاهش حواس پرتی در محیط کار افراد مصاحبه شده اشاره می کند:

۷۵ درصد گفته اند که ” کارهای بیشتری انجام می دهم و خلاق تر شده ام” ۵۷ درصد گفته اند که ” انگیزه ی بهترین بودن در کار را پیدا کردم” ۵۱ درصد گفته اند که به توانایی خود برای درست انجام دادن کار، اطمینان پیدا کردم. ۴۹ درصد گفتند: “در محل کار خوشحال تر هستم.” ۴۴ درصد بیان “کارم را با کیفیت بالاتر انجام می دهم”

مهم ترین عوامل حواس پرتی که در این نظرسنجی شناسایی شدند، همکاران پرحرف (ذکر شده توسط ۸۰ % از کارگران مورد بررسی)، و همهمه در اداره (۷۰ %) بودند.

نشستها، به خاطر کارآیی پایین، توسط ۶۰ درصد از پاسخ دهندگان بی مورد شناخته شدند. ۵۸ درصد هم گفتند، اگر چه آنها به رسانه های اجتماعی برای انجام کار نیاز ندارند، ولی نمی توانند بدون چک کردن فیس بوک و اینستاگرام و توییتر، روز خود را بگذرانند.

یک بررسی توسط CareerBuilder ،در سال ۲۰۱۶ از ۲۰۰۰ نفر کارمند و مدیر، نشان داد که عاملان اصلی حواس پرتی شامل: تلفن های هوشمند (۵۵ %)، اینترنت (۴۱%)، سخن چینی (۳۷ %)، شبکه های اجتماعی(۳۷%)، سرزدن به همکارن (۲۷%)، سیگار کشیدن یا استراحت بین کار (۲۷%) ، ایمیل (۲۶%)، جلسات (۲۴ %) و همکاران پر سر و صدا (۲۰%) می شوند .

تقریبا سه چهارم کارفرمایان که توسط CareerBuilder مورد بررسی قرار گرفتند گفتند که دو یا چند ساعت کارآیی در یک روز کاری، به دلیل عوامل حواس پرتی در محیط کار، از بین می رود. و تقریبا نیمی از این کارفرمایان (۴۳%) گفتند که ساعات کاری بی بهره آنها در هر روز کاری، ۳ ساعت یا بیشتر است.

یک نظرسنجی از ۲۰۰۰ نفر از سوی شرکت خدمات مدیریت مالی think money در انگلستان گزارش داده که یک سوم از کارمندان مشغول کار برای سه ساعت در روزحواسشان پرت است. بر اساس این تحقیقات در مورد عوامل حواس پرتی در محیط کار، من ۷ عامل مهم و استراتژی های عملی برای کمک به غلبه بر آنها و افزایش بهره وری و خلاقیت تان، را شناسایی کردم:

همکاران پر حرف

ایجاد روابط با همکاران در کار ضروری است. صحبت های روزانه برای ایجاد یک جو دوستانه و مشارکتی در داخل دفتر مهم هستند، اما خطر گیر افتادن در مکالمات بی پایان و سخن چینی هم بالاست. اگر در دفترتان همیشه باز باشد، برای همه مقدر است که سر خود را به داخل دفترتان ببرندد که سوالاتی بپرسند و شما را از کار باز دارند.

چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

اگر مشکل شما داشتن اعضای تیم حواس پرت کننده پر حرف است، سعی کنید با آنها در مورد تاثیری که در روز شما دارند، صحبت کنید. در نهایت، اگر یکی از این نوع همکارها را دارید، در دفتر خود را ببندید. یک روش دیگر این است که زمانی که نیاز به تمرکز در کارتان دارید، از هدفون استفاده کنید. (اگر اینکار در شرکت تان مانعی نداشته باشد)

آلودگی صوتی در اداره

تحقیقات انجام شده توسط کیم و دو دییر در دانشگاه سیدنی نشان می دهد که ۳۰ درصد از کارکنان محیط های کوچک و حدود ۲۵ درصد کارکنان در اداره های پارتیشن بندی نشده، از آلودگی صوتی موجود در محل کار ناراضی بودند. تحقیقات Ipsos وWorkspace Futures Team of Steel نشان می دهد که ۸۵ درصد از مردم از محیط کار خود ناراضی هستند و نمی توانند تمرکز کنند. از کسانی که مورد نظرسنجی قرار گرفتند، ۹۵ % گفتند که کار در محیط خلوت و به صورت انفرادی برای آنها مهم است، اما تنها ۴۱ درصد گفته اند که می توانند در کنار دیگران کار کنند و ۳۱ درصد باید دفتر را ترک کنند تا کارشان را تکمیل کنند.

بیش از ۱۰۰۰۰ کارگر در ۱۴ کشور مورد بررسی قرار گرفتند و یافته های کلیدی نیز نشان داد که:

کارکنان ادارات ۸۶ دقیقه در روز به علت حواس پرتی از دست می دهند.

بسیاری از کارمندان پریشان، ناکارآمد و دارای استرس بیش از حد هستند.

آنها توانایی کمی برای فکر کردن و انجام کار خلاقانه و سازنده دارند.

اگر شما در یک اداره بزرگ یا کوچک کار می کنید، مطمئنا می دانید که ادارات می توانند واقعا پر از صدا باشند، چه این صداها ناشی از مکالمات، تماس های تلفنی، موسیقی یا صداهای دیگر باشد.

چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

اگر شما دفترکار دارید، ساده ترین کاری که میتوانید انجام دهید این است که در را ببندید تا کمی خلوت کنید و متمرکز شوید. اگر یک پروژه خاص دارید و نیاز به جایی خلوت و دور از هرگونه حواس پرتی دارید تا روی آن کار کنید، یک جای خلوت و بی مزاحم در ساختمان اداره خود برای این کار پیدا کنید. گزینه های جایگزین عبارتند از کار کردن در خانه (در صورت امکان) و یا مکان دیگری مانند پارک یا کافه. همیشه در اداره سر و صدا وجود دارد و بیشتر اوقات این صداها تحمل پذیر هستند، اما گاهی باید برای انجام کارهای مهم، محیط خود را تغییر دهید.

ایمیل ها وقت گیر هستند

تیم فریس می گوید:

استفاده از ایمیل را محدود کنید. این بزرگترین وقت تلف کن در دنیای مدرن است

همه ما می دانیم که ایمیل چگونه میتواند حواس پرت کن باشد. در یک روز معمولی، چند ایمیل دریافت می کنید و ارسال میکنید؟ برای درک بهتر اجازه دهید یک مثال آشنا برایتان ذکر کنیم. شما در حال انجام یک پروژه مهم هستید و در همان لحظه یک ایمیل دریافت می کنید. دو انتخاب دارید: می توانید آنچه که انجام می دهید را متوقف کنید و تمرکز خود را بشکنید و ایمیل را بخوانید، یا می توانید بر سر کار خود بمانید و بعدا ایمیل خود را چک کنید. بسیاری از مردم تمام روز خود را این گونه می گذرانند. مشغول کار بر روی یک پروژه مهم هستند که یکدفعه یک اعلان ایمیل پدیدار می شود.

کارتان را متوقف می کنید، به inbox ایمیلتان می روید، و ایمیل را می خوانید، اغلب موارد ایمیلی ست که کاملا بی ربط است و هیچ کمکی به اولویت های فعلی شما نمی کند. این ایمیل ها می توانند یک احساس مشغولیت مداوم ایجاد کنند و اغلب منجر به ناتمام ماندن پروژه ها در پایان روز می شوند. این امر به نوبه خود می تواند این احساس را ایجاد کند که ما یک روز سازنده نداشته ایم.

چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

زمان بندی کردن: زمانی را به کار بر روی یک پروژه اختصاص دهید. متعهد شوید که در طی این مدت ایمیل ها را چک نکنید (یا به تماس های تلفنی پاسخ ندهید( کار بدون اینترنت: کامپیوتر یا لپتاپ خود را بر روی حالت آف لاین تنظیم کنید و اجازه دهید ایمیل ها در inbox ذخیره شوند تا زمانی که برای پاسخ دادن به آنها آماده اید. به جای دیدن و پاسخ دادن به تک تک ایمیل ها، آنها را جمع کرده و سپس در زمان مناسبی به بررسی و پاسخ به ایمیل بپردازید. پاسخ دادن به ایمیل ها به صورت گروهی زمان کمتری نسبت به جواب دادن به تک تک ایمیل ها می گیرد و این به شما این امکان را می دهد که بدون اینکه حواس خود را پرت کنید روی پروژه متمرکز بمانید. ایمیل خود را در زمان مشخصی در روز بررسی کنید یک روش، چک کردن ایمیل ها دو بار در روز است، یا سه بار در روز، صبح، زمان ناهار و زمانی که می دانید کارتان تمام شده است. اول روز ایمیلتان را چک نکنید جای چک کردن ایمیل به عنوان اولین کار، این زمان ارزشمند را برای دریافت انرژی بیشتر صرف کنید و بر روی انجام یک یا دو کار مهم در روز، تمرکز کنید.

کاربرد گوشی هوشمند (و دستگاههای دیگر)

پیوسته به گوشی نگاه کردن و جریان کار و تمرکز را قطع می کند. طبق تحقیقات اخیر شرکت Deloitte ، یک شخص به طور معمول ۴۷ بار در روز گوشی هوشمند خود را چک می کند. اگر شما ۴۷ بار در روز گوشی خود را چک می کنید و ساعات کاری شما، ۸ ساعت است، این به این معنی است که در هر ساعت ۶ بار گوشی خود را چک می کنید. این امر برای حواس پرتی کافی ست. همه ما می دانیم که گوشی ها و دیگر وسایل هوشمند به طور مرتب توجه ما را از وظیفه ای یا پروژه ای که روی آن کار می کنیم، منحرف می کنند.

چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

گوشی خود را در کشو یا دور از دسترس خود قرار دهید تا وسوسه نشوید آن را چک کنید. notification را خاموش کنید همه notification ها، به خصوص notification های رسانه های اجتماعی را که نیازی به توجه فوری ندارند، خاموش کنید.

شبکه های اجتماعی

شما چقدر وقت صرف رسانه های اجتماعی میکنید؟ Instagram، LinkedIn، Twitter، فیس بوک، Pinterest. لیست برنامه ها و وب سایت هایی که با هم می آیند تا توجه ما را به خود جلب کنند. جریان مداومی از اطلاعات در این شبکه ها موجود است، اطلاعاتی از دوستان و همکاران ما، اخبار، از شرکت ها. احتمالا اکنون که این مقاله را می خوانید، برخی از همکاران تان رسانه های اجتماعی خود را چک می کنند. در یک سخنرانی TED توسط کال نیوپورت، مولف کار موثر، او گفت که رفتن به رسانه های اجتماعی مانند رفتن به کازینو است.

انتظار دارید دوست داشته شوید و از آنجا بیرون می آیید. با این تصور که”این دفعه پاداش خود را می گیرم” دوباره وارد آنجا می شوید. و منتظر می مانید تا یک نوتیفیکیشن برای شما ارسال شود تا شما بتوانید برگردید. مانند استفاده از گوشی هوشمند خود و ایمیل، سعی کنید یا پارامترهای ویژهای برای زمانی که شبکه های اجتماعی را چک می کنید، تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام notification ها زمانی که باید تمام وقت خود را صرف یک کار یا پروژه خاص کنید، خاموش هستند.

جلسات

در طول یک هفته پر مشغله، تنها چیزی که یک رهبر یا مدیر نمی خواهد یک نشست یک یا دو ساعته ی بی حاصل است. اگر از شما بپرسم که موثرترین راه برای ناکارآمد بودن چه خواهد بود، من مطمئنم که بسیاری از شما خواهید گفت “جلسات بی حاصل”. امروزه بیش از پیش ساعاتی از کار صرف جلسات می شود. اکثر کارکنان در ۶۲ جلسه در ماه شرکت میکنند، اما نیمی از این جلسات در واقع هدر دادن زمان هستند. به طور کلی، ۳۱ ساعت در ماه صرف جلسات غیرسازنده می شود ، که در این جلسات ۹۱ درصد از کارمندان در حال سیر کردن در عوالم دیگر هستند ، و ۳۹ درصد آنها می خوابند. برای اینکه جلسات سازنده و ارزشمند باشند، لازم است که هر جلسه یک دستور کار روشن و رهبری درست داشته باشد.

چند کاره بودن

همه ما گاهی باید چند کار را انجام دهیم، اما هرچه تعداد کارهایمان کمتر باشد، بهتر است. چند کاره بودن بهره وری و خلاقیت را کاهش می دهد. پیتر برگمن، در مقالهای برای مجله هاروارد بیزینس، میگوید که تلاش میکنیم بر روی چند چیز تمرکز کنیم، بهره وری ما تا ۴۰ % کاهش می یابد . طبق نظر گلوریا مارک، به طور متوسط حدود ۲۵ دقیقه (۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) طول می کشد تا فرد بتواند بعد از یک وقفه، دوباره روی کار اصلی خود تمرکز کند.چند کارگی سرعت، تمرکز، انرژی و بهرهوری ما را کاهش می دهد. مغز ما نمیتواند به طور موثر بر روی چند کار به طور همزمان کار کند.

در بازه های زمانی مشخص کار کنید. این کار میزان حواس پرتی های موجود در زندگی را به حداقل می رساند. زمان بندی، یعنی یک مقدار زمان برای پروژه های خاص و یا وظایف مشخص، اختصاص دهیم و عمدا برای کم کردن هرگونه حواس پرتی در کار، تلاش کنیم. بین هر زمان بندی، قبل از این که کار بعدی را شروع کنید، کمی استراحت کنید. هر زمان بندی متمرکز، به یک کار / پروژه یا مجموعه ای از وظایف مشابه اختصاص دارد.

من از روش ۶۰-۶۰-۳۰ برای زمان بندی استفاده میکنم: برای هر ۵۰ دقیقه کار، یک استراحت ۱۰ دقیقه ای داشته باشید. ۵۰ دقیقه دیگر کار کنید و یک استراحت ۱۰ دقیقه ای دیگر داشته باشید. بعد ۳۰ دقیقه برای تجدید نیرو صرف کنید، که می تواند به معنی خوردن نهار، رفتن به پیاده روی و غیره باشد. از تکنیک Pomodoro برای کمک به کار در زمان بندی استفاده کنید.

جمع بندی

عوامل ایجاد حواس پرتی در محل کار هرگز از بین نخواهد رفت. به منظور استفاده موثر از زمان خود و افزایش بهره وری و خلاقیت، مهم است که درک کنیم چه چیزی ما را پریشان می سازد و راه هایی را برای متوقف کردن آن ایجاد کنیم.

نوشته چگونه حواس پرتی در کار را از بین ببریم (۷ مورد حواس پرتی مهم )

شاید دیگر مطالب روژان را هم دوست داشته باشید